La constitution d'archives est indispensable pour le suivi de l'évolution harmonieuse et constructive du Club et du Lionisme.

Elle répond à une nécessité au regard de la loi en vigueur et ce à deux niveaux: celui du Club et celui du District.

Au niveau du Club

Il est obligatoire de pouvoir disposer à tout moment :

de la Charte du Club qui marque sa reconnaissance officielle par le Conseil d'Administration International du Lions Club International (en cas de perte, il est possible d'en obtenir une copie auprès des services de l'Association d'Oak Brookno),

• du dossier réglementaire justifiant de sa reconnaissance en tant qu'association déclarée au regard de la loi du 1er Juillet 1901, et qui comprend :

- les statuts assortis du récépissé de déclaration à l'Administration ; la justification de publication au Journal Officiel et du dernier récépissé de déclaration du Bureau,

- le Registre des délibérations des Assemblées.

D'autre part, il est nécessaire de pouvoir consulter et présenter à toute réquisition de l'Administration :

• la liste des membres du Club, avec fiche individuelle concernant chaque Lions (état-civil, poste de responsabilité dans l'Association, et éventuellement photo...),
• le livre des assemblées générales,
• le livre du Secrétaire,
• le Règlement intérieur du Club.

Enfin, il est souhaitable de conserver soigneusement :

• les bulletins du Club,
• le compte rendu des activités marquantes du Club,
• les documents relatifs au (x) jumelage (s) du Club la Charte de jumelage notamment - et aux relations inter-Clubs,
• la collection des exemplaires des bulletins de liaison, de la lettre du Gouverneur etc., (lui constituent une véritable « Banque de données » pour le Club.